В эпоху цифровой трансформации бизнес-процессов все большее значение приобретает автоматизация работы с документами в электронном виде. Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям существенно повысить эффективность обработки информации и взаимодействия между сотрудниками и отделами.
Компания EnDocs занимается продажей системы автоматизации бизнес-процессов и систематизации ЭДО, подробности можно узнать по ссылке.
Определение электронного документооборота
ЭДО — это организация работы с документами в электронном виде на протяжении всего их жизненного цикла. В основе ЭДО лежит система электронного документооборота (СЭД) — программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компании или между организациями.
Основными компонентами СЭД являются:
- Подсистема хранения документов — обеспечивает надежное долговременное хранение больших объемов документов.
- Подсистема обработки документов — выполняет регистрацию, индексацию, поиск документов на основе метаданных и контент-анализа.
- Подсистема передачи документов — отвечает за перемещение документов внутри СЭД, интеграцию с другими системами, электронный документооборот между контрагентами.
- Подсистема защиты информации — реализует комплекс мер безопасности: контроль доступа, резервное копирование, антивирусную защиту и пр.
Преимущества ЭДО
Внедрение полноценной СЭД позволяет получить компании следующие преимущества:
- Повышение скорости обработки документов — СЭД сокращает время на согласование и утверждение документа в 3-5 раз благодаря параллельной работе сотрудников с документами.
- Снижение затрат на документооборот — использование ЭДО по разным оценкам экономит до 80% средств компаний за счет сокращения издержек на печать, курьерскую доставку, архивное хранение.
- Повышение безопасности — применение криптографических методов защиты информации, электронной подписи, систем разграничения прав доступа надежно защищают электронные архивы и документооборот компании.
- Экологичность — отказ от бумажного документооборота в пользу электронного позволяет снизить потребление бумаги в офисе на 40-70%.