Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Большинство людей, которым не нужно использовать электронную подпись (ЭЦП или ЭП) в профессиональной деятельности, мало осведомлены о существовании этой технологии и применяют разве что ее простую версию (ПЭП), выраженную в форме логинов и паролей на различных веб-сайтах. Однако многие офисные сотрудники применяют и другие виды ЭЦП, такие, как квалифицированная (КЭП) и неквалифицированная (НЭП) электронные подписи. Эти подписи незаменимы для электронного документооборота (ЭДО), обмена файлами с государственными органами, подачи отчетности в электронном виде, работы в госсистемах и других задач. Электронные подписи позволяют заверять документы или совершать действия удаленно, без необходимости личного присутствия.

Чтобы получить КЭП или НЭП, необходимо обратиться в центр электронной подписи. Специалисты выбранного удостоверяющего центра расскажут об условиях, предлагаемых компанией, и подберут подходящий именно вам тариф.

ЭЦП для документооборота компании обычно хранится на специальном устройстве, называемом токеном. Внешне он похож на USB-накопитель, но его функциональность отличается. В то время как флешка предназначена для хранения данных, токены разработаны с акцентом на безопасность. Обычная флешка не подходит для записи электронной подписи, так как не имеет средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые прошли тестирование и одобрение ФСБ. Поэтому такой USB-накопитель может быть подвержен компрометации. Дополнительно токены проходят сертификацию (ФСТЭК).

Электронной подписью обычно можно пользоваться в течение 12 месяцев. Удостоверяющий центр, выдавший подпись, как правило, заблаговременно уведомляет пользователей о необходимости ее обновления. Продление ключа ЭЦП рекомендуется производить не позднее чем за 20 суток до окончания срока. Следует заранее убедиться в правильности введенной информации: фамилии, имени и отчества владельца подписи, реквизитов компании и др. Эти данные должны быть актуальными и правильными. Если в информации есть ошибки или программное обеспечение не работает, продлить электронную подпись не удастся. Если срок действия электронной подписи истек, нужно выполнить следующие действия:

• Подайте заявку по телефону или через сайт удостоверяющего центра.

• Заполните специальную форму-заявление, в которой укажите свои личные данные и информацию, необходимую для выпуска новой электронной подписи.

• Получите счет от удостоверяющего центра и произведите оплату указанной суммы любым удобным способом.

• Подпишите заполненное заявление и лично посетите офис удостоверяющего центра, где сотрудники подтвердят вашу личность на основании представленных документов.

• После выдачи новой электронной подписи, установите ее на свой компьютер, следуя инструкциям удостоверяющего центра.

Подтверждение личности и выдачу электронной подписи могут осуществлять только аккредитованные удостоверяющие центры.