За последние десять лет it аутсорсинг стал многомиллиардной индустрией во всем мире. Наиболее распространенные причины, по которым компании решают использовать аутсорсинг, включают: снижение затрат и экономию средств, возможность сосредоточиться на своем основном бизнесе, доступ к большему количеству знаний, талантов и опыта, а также увеличение прибыли.
Однако аутсорсинг не может быть «панацеей», как этого ожидают некоторые организации. За последние несколько лет в СМИ появилось множество сообщений о проблемах, с которыми организации столкнулись при аутсорсинге своих ИТ-процессов. Вот почему так важно понимать основные принципы ИТ-аутсорсинга.
Учитывая наш опыт, есть 10 простых принципов, которые помогут сделать процесс ИТ-аутсорсинга успешным:
- Установите четкие цели. Убедитесь, что поставщик услуг аутсорсинга понимает цели и спецификации проекта. Все детали важны.
- Четко определите объем и график вашего проекта. Это может показаться очевидным, но любой успешный аутсорсинговый проект всегда начинается с четкого определения того, чего вы хотите достичь. Дайте как можно больше информации о том, что вам нужно доставить, и будьте ясны и реалистичны в своих требованиях к графику — графики проекта могут иметь огромное влияние на стоимость проекта.
- Не выбирайте поставщика, основываясь только на цене и торговой марке. Часто даже небольшие ИТ-аутсорсинговые компании могли создать действительно стоящий продукт. Опытные менеджеры, отдавшие на аутсорсинг множество успешных проектов, рекомендуют отбрасывать самое дорогое и самое дешевое предложение. Вы должны попытаться найти баланс между хорошей стоимостью и качественными результатами.
- Просмотрите портфолио и образцы. Проверьте предыдущую работу аутсорсинговой компании («портфолио») и убедитесь, что ее предыдущая работа соответствует вашим ожиданиям по качеству и способу выполнения. Кроме того, вы можете попросить их предоставить базовый проект рабочего плана. Но никогда не переходите грань между просьбой предоставить базовый проект и требованием, чтобы подрядчик предоставил вам полностью выполненную работу. Ни один квалифицированный специалист не рассчитывает работать бесплатно.
- Работайте с совместимым провайдером. Персонал компании, занимающейся ИТ-аутсорсингом, должен соответствовать культуре и бизнес-целям вашей компании, иметь необходимый опыт, коммуникативные навыки и стиль работы. Потому что они станут частью вашей Компании.
- Открытое общение с 1-го дня. Иногда отношения между заказчиком и аутсорсером рушатся просто из-за недостатка общения. Когда вы распределяете ИТ-функции за пределами своей организации, вам требуется большая координация и обмен данными — даже больше, чем при распределении внутри вашей организации.
- Совершите тест-драйв. Прежде чем подписать договор о долгосрочном сотрудничестве на ИТ-услуги, вы можете заказать небольшой платный тестовый проект, чтобы убедиться в качестве предоставляемых услуг.
- Первичная обратная связь. Организация регулярных встреч (по телефону или Skype), постоянная связь для выяснения текущих вопросов через чат (Skype, Gtalk, MSN, Yahoo Messenger и т.д.) или по электронной почте, отчетность о проделанной работе и достигнутом прогрессе (обычно еженедельно).
- Сохраняйте ответственность. Аутсорсинг не должен означать, что вы отказываетесь от ответственности. Вы по-прежнему владеете общими результатами, поэтому вам необходимо активно участвовать в работе с аутсорсером и управлении им.
- Просите больше. В службе ИТ-аутсорсинга существует модель сотрудничества, которая называется Dedicated Development Center (DDC), согласно которой у вас есть своя IT-команда, расположенная вне вашего офиса, но работающая на вас. Эти люди не являются вашими сотрудниками, и вам не нужно платить налоги, страховку или пенсионные пособия. Но они работают на вас по 8 часов в день, 5 дней в неделю. Они прекрасно знают вашу корпоративную культуру, работают по вашим бизнес-процессам и вы еженедельно получаете от них отчеты.
Это может быть очень эффективно, если у вас есть постоянная потребность в разработке программного обеспечения, поскольку нет необходимости искать поставщика программного обеспечения каждый раз, когда вам нужно обновить вашу систему и разработать новую. DDC эффективно используется многими компаниями для экономии расходов, снижения бизнес-рисков и ускорения запуска проектов.
Наконец, несмотря на то, что выполнение этих десяти шагов задаст правильный курс для ваших отношений в области ИТ-аутсорсинга, для того, чтобы они были по-настоящему успешными, они должны основываться на взаимном доверии и уважении. В любом случае не стоит недооценивать инструмент коммуникаций для достижения взаимовыгодных результатов в ИТ-аутсорсинге. Плохая коммуникация уступает только плохому планированию как причина неудачи отношений аутсорсинга. Общение по всем аспектам проекта должно быть частым и двусторонним. Высокий уровень честности обеспечит высокий уровень обслуживания и отличные результаты.