Сроки хранения документов

Сегодня все больше компаний доверяют ведение своего архива профессионалам.

Это объясняется тем, что хранение бумаг требует от организации больших площадей, выделения дополнительных штатных единиц, финансовых затрат, а в случае нарушения архивного законодательства влечет за собой немалые штрафы и взыскания.

Откуда берутся эти горы бумаг. Все просто. Корреспонденция, приказы, акты, постановления, кадровые документы и т.д.

Чтобы не оказаться погребенным под лавиной макулатуры предпринимателям следует внимательно изучить архивное законодательство, а о сроках хранения предельно подробно изложено в Перечне документов и сроков их хранения (утвержденным Приказом от 20.12.2019 No 236, вступившем в действие с 18 февраля 2020 года).

Если у вас нет времени перечитывать Перечень, состоящий более чем из 200 страниц, чтобы определить срок хранения документов, вы можете воспользоваться онлайн-сервисом, пройдя по ссылке https://www.archiv.ru/calculators/archivist.

Спектр архивных услуг

Для вашего удобства мы предлагаем широчайший спектр архивных услуг. Это не только обработка, создание номенклатуры, хранение и уничтожение документации, но также мы идем в ногу со временем, регулярно внедряя новейшие разработки и технологии в нашу работу.

Наша архивная компания предлагает своим клиентам такие услуги как:

• хранение документов;

• архивная обработка;

• уничтожение документации;

• подготовка документации для передачи ее для последующего хранения в государственном архиве;

• хранение кадровой документации и выдача справок социального характера сотрудникам компании;

• подготовка документации по запросу судебных, налоговых и прочих проверяющих и контролирующих инстанций;

• хранение документации ликвидированных организаций;

• проведение экспертизы ценности;

• контроль за сроками хранения бумаг;

• создание переплета;

• сканирование;

• восстановление фрагментов документа;

• оцифровка и ведение электронного архива.

У нас работают исключительно профессионалы своего дела, поэтому наши клиенты могут быть уверены в абсолютном соблюдении законодательства при оформлении и хранении архива, а также в сохранении коммерческой тайны и недоступности документации для третьих лиц.

Действующие правила хранения документации

Правила относительно сроков хранения регламентированы Законом об архивном деле (No 125 от 22 октября 2004 г.), «Основными правилами работы архивов организаций» от 06.02.2002, а также приказом No 558 Министерства культуры, который содержит информацию о сроках хранения отдельно взятых материалов.

К архивным помещениям предъявляются строгие требования в плане пожаробезопасности, особого температурного режима и влажности, а также создания определенного уровня безопасности для исключения несанкционированного доступа к архивной документации третьих лиц.

Прежде чем документация будет передана в специализированную архивную компанию на хранение, бумаги должны пройти ряд обязательных подготовительных процедур.

Наши специалисты берут подготовку документов на себя, отбирают бумаги, изымают дубликаты и копии, уничтожают ненужные в соответствии с требованиями норм права, отсортировывают, подшивают в дела.

По окончании срока хранения будет создана специальная комиссия, которая составит соответствующий акт и уничтожает документы.

Сроки хранения документов

У каждого документа организации определен свой срок хранения, в течение которого он не может быть уничтожен.

Поэтому компании, оказывающие архивные услуги, прежде чем отправить документацию на хранение производят экспертизу ценности и классифицируют документы.

Всего на законодательном уровне определено две группы документации.

• Первая группа-документы временного хранения (до 10 лет).

• Вторая группа – документация постоянного хранения (10- 75 лет).

К первой группе, сроком хранения до 10 лет относится документация, в которой содержатся сведения о финансовых результатах предприятия, бухгалтерская отчетность, графики отпусков сотрудников, табели учета рабочего времени, документы, затрагивающие сферу охраны труда.

К документам длительного хранения относятся бумаги, затрагивающие интересы сотрудников компании: трудовые книжки, документы об образовании, трудовые договора, личные карточки, характеристики.

Почему может увеличиться срок хранения того или иного документа?

Иногда определить до какого срока должен хранится документ, бывает крайне непросто. Например, срок хранения акта о недостаче составляет 10 лет, но отсчитывается дата окончания его хранения не от момента составления акта, а от даты возмещения ущерба.

Поэтому, если вы хотите избежать штрафов и санкций рекомендуем передавать архив на хранение профессионалам.

Штрафы за нарушение архивного законодательства

Любой государственный орган (ФНС, ПФР, ФСС, инспекция по труду) имеет право при осуществлении как выездной, так и камеральной проверки запросить абсолютно любой документ.

Если организация не может представить бумагу с неистекшим периодом хранения, это повлечет определенные штрафы:

• В соответствии с п.1 ст. 126 НК за каждую непредставленную бумагу установлен штраф 200 рублей;

• в соответствии со 120 ст. НК РФ за отсутствие первичной документации (хранится до 10 лет) на организацию накладывается штраф от 10 тыс. рублей. Если при этом будет обнаружено, что это повлияло на занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тыс.руб.;

• в соответствии со ст.13.20 КоАП штраф в размере 300-500 рублей грозит компаниям, нарушающим правила хранения архивных документов.

Хранить документы в соответствии с законодательно установленными сроками необходимо не только в целях избежания штрафов и санкций, но также и с точки зрения социальной ответственности перед сотрудниками компании. Так как по прошествии времени люди часто обращаются в архив за справками, связанными с их трудовой деятельностью.