В наше время большинство фирм отдаляются от использования бумажных архивов для хранения информации из-за их немалых размеров. В таком случае электронные архивы приобретают наибольшую популярность, нежели бумажные.
Перевод документов в электронный вид является важной частью совершенствования любых бизнес-процессов компании. Наличие подходящей ы использовании базы хранения документов влияет как на функционирование организации, так и на трудозатраты сотрудников, которые становятся значительно меньше. Более того, решается проблема экономии места для офиса.
Доступность – один из важнейших аспектов оцифрованной документации. Сотрудники могут работать удаленно из всех уголков мира.
Виды сканирования
Сканирование документов подразделяют на три основных вида:
• Поточное сканирование – обработка больших объемов информации в бумажном виде
• Планшетное – обработка ветхих бумаг
• Широкоформатное – сканирование чертежей и бумаг, форматом до А0
Конфиденциальность
Конфиденциальность важна в любой деятельности. Это относится и к оцифровке документации. Важно, чтобы полученная компанией информация была защищена от их потери.
Конфиденциальность обеспечивается:
1. Использованием профессионального оснащения при сканировании
2. Применением камер слежения
3. Ограничением доступа посторонним
4. Следованием правилам соблюдения конфиденциальности полученных данных
Получение информации осуществляется в нужном заказчику формате. Удобство состоит в возможности неограниченного количества копирования нужных файлов и легкости в доступе.
Подготовительные этапы сканирования
Для процедуры сканирования значительного количества бумажных документов требуется ответственность. Подготовка к оцифровке информации может быть разделена на два этапа:
1. Техническая обработка. От нее напрямую зависит качество сканирования бумаг.
Перед использованием оборудования:
• Изымаются скрепки и скобы
• Устраняются заломы
2. Систематизация. Вся полученная информация тщательно сортируется по хронологии, типу, внешнему облику и состоянию бумаг.
Этапы сканирования
В месте хранения бумаги оцениваются на состояние и объем. Далее уточняется цель оцифровки, после чего выполняются следующие этапы:
• Различение текста и перевод информации в электронные документы нужных форматов
• Индексация бумаг, что позволяет быстро находить нужные документы в архиве данных
• Загрузка сделанных сканов в электронный архив
• Создание информационной системы по поставленным требованиям клиента
• Возвращение исходных носителей в прежний вид: брошюровка, переплет и т.д.
• Предоставление результата клиенту и проведение расчетов
Преимущества сканирования
Оцифровка документации превосходит бумажные архивы и вмещает в себя большое количество преимуществ. Электронная база данных позволяет изменять порядок хранения информации компании.
После получения информации в электронном виде в качестве результат клиенты гарантированно приобретают:
• Снижение количества расходов
• Обеспечение секретности данных
• Повышение эффективности работы
• Наличие единой системы хранения
• Лимит доступа к информации
Когда необходима оцифровка данных?
Зачастую клиенты не понимают, когда же нужна оцифровка документации. Именно тогда, когда появляются проблемы повышения денежных трат и времени на поиск и содержание документов, накопления бумаг в офисе, рисков штрафов и утери, нужно обращаться в компании по сканированию документов. Данная услуга в разы облегчит жизнь, понизит трудозатраты и расходы как руководству предприятия, так и его сотрудникам.