Данная статья написана в ответ на многочисленные вопросы, получаемые в комментариях и на почту, касающиеся оформления кассовых документов. Прошу прощения у читателей за то, что физически не успеваю отвечать всем. Сегодня выбрала два типичных письма.
Здравствуйте!
Пожалуйста, расскажите, как нужно заполнить приходный кассовый ордер при получении наличных денег с расчетного счета в кассе банка:
1) Наименование своей организации указывать полное или краткое?
2) “Принято от” – указывать название банка, в котором находится расчетный счет, например от “Сбербанка по чеку №…” или название своей организации
3) Основание – указывать “поступление средств с расчетного счета” или указать “поступление средств на заработную плату”
И еще, разъясните пожалуйста, нужно ли авансовый отчет прикладывать к кассовым документам. Или его нужно подшивать отдельно. Например, у нас иногда бывает возврат неизрасходованных подотчетных сумм.
Здравствуйте, можно уточнить?
ИП на обычной системе и ЕНВД. Деятельность осуществляется по двум адресам.
По первому адресу (там находится и бухгалтерия) – оптовая и розничная торговля продуктами питания. Два кассового аппарата: один для розничной торговли (ЕНВД), другой разбит на две секции: первая-опт (ОСНО), вторая-розница (ЕНВД). Эти два кассовых аппарата зарегистрированы в налоговой инспекции.
По второму адресу находится розничный павильон (ЕНВД). Кассовый аппарат не зарегистрирован в налоговой. Чек с нужными реквизитами ИП выдает. В павильоне свой учет прихода и расхода товара. Продавцы сами расчитываются с поставщиками (без РКО, записывая в тетрадочку).
Вопрос: как все это свести в кассовую книгу, по подробнее если можно.
Спасибо.
Первое, что надо уяснить для себя: сколько бы ни было торговых точек у организации или ИП, кассовая книга, согласно Порядку ведения кассовых операций, все равно будет одна. Исключение – кассовая книга платежных агентов, а также наличие у организации обособленного подразделения, в котором осуществляются кассовые операции. Эти ситуации мы сейчас не рассматриваем. ИП – физическое лицо и не может иметь обособленные подразделения. Получается, что кассовую книгу ему придется вести одну. Хотя на практике это бывает непросто осуществить. Заполним для примера приходные и расходные кассовые документы и сформируем кассовую книгу за один день.
Для начала пример оформления приходного кассового ордера при получении денежных средств в кассу с расчетного счета. ИП Соколов получил с расчетного счета денежные средства в размере 4000 рублей.
Если документ оформляет организация, например, общество с ограниченной ответственностью “Сфера”, достаточно указать сокращенное наименование — ООО ”Сфера”
Приходные документы на внесение наличной выручки будем оформлять на каждую торговую точку. В торговых точках, где установлены кассовые аппараты, зарегистрированные в налоговых органах, т.е. с фискальным режимом, ПКО будем выписывать на основании снятого Z-отчета. Сумма выручки в Z-отчетах отражается ежедневно, так что сложностей тут быть не должно. По кассовому аппарату, разбитому на две секции, выручку будем вносить отдельными документами и отдельными суммами. Например, по секции ЕНВД сдана выручка продавцом Ивановой И.Г. в сумме 6834-00 рублей.
ПКО
Учет расчетов с оптовыми покупателями, от которых получена оплата наличными, будем вести отдельно по контрагентам. (В нашем примере 12.05.2012 – получена одна оплата от оптового покупателя: ИП Кузнецова И.И. в сумме 3500-00 рублей. С такими покупателями заключаем договор поставки, отпуск товара оформляем накладной – форма ТОРГ-12). Так у нас в процессе формирования кассовой книги будет осуществляться на основании первичных документов раздельный учет доходов по разным системам налогообложения. Для чего, собственно, мы и разбивали выручку кассового аппарата по секциям. Кроме того, продавец Григорьева В.П. сдала предпринимателю торговую выручку по второму кассовому аппарату в первой торговой точке в сумме 4530-00 рублей.
По второму адресу кассовый аппарат также обеспечивает нам данные для оприходования выручки, хотя и работает не в фискальном режиме. Это будет еще один приходно-кассовый ордер. Допустим в нашем примере, что данная торговая точка 12 мая не работала.
ИП в нашем примере использует труд наемных работников. Положением об оплате труда установлен день выплаты заработной платы 12 число, аванса – 25 число. Выплата производится через кассу на основании платежной ведомости, которую прикладываем к РКО №20, оформленному соответствующим образом.
РКО
Сформируем кассовую книгу за день кассовая книга
Если по каким-то причинам заработная плата была не получена кем-то из работников, допускается превышение лимита остатка наличных в кассе в соответствии с новым «Порядком» в течение пяти дней. В этом случае 12.05.2012 кассовая книга в конце рабочего дня будет сформирована следующим образом.
Кассовая книга
При нулевом лимите остаток по кассе на конец дня равен сумме не выплаченной заработной платы согласно платежной ведомости. Все денежные средства сверх этой суммы ИП забирает из кассы на личные нужды. (РКО№21) Возможны, также выдача из кассы под отчет сотруднику или, при необходимости, взнос наличных на расчетный счет.
Далее, по расчетам с поставщиками. Данные операции касаются кассы, если производятся за наличный расчет. Если ИП нет необходимости вести учет расходов для формирования налогооблагаемой базы, то вариант ведения учета продавцами «в тетрадочке» вполне приемлем. Главное, чтобы самому предпринимателю при таком варианте ведения учета было понятно, куда уходят его деньги. Записи в тетрадочке мы кассовыми документами отражать не будем. Но выдачу денежных средств из кассы отразить обязаны. Весь документально неподтвержденный расход оформляем РКО «на личные нужды ИП», или «доход ИП от предпринимательской деятельности».
В отличие от предпринимателя, организация в своей деятельности обязана вести учет всех наличных расходов через авансовый отчет. С необходимостью оформления авансового отчета может столкнуться и ИП, в случае выдачи наличных денежных средств под отчет сотруднику или по хозяйственным расходам, осуществленным за наличный расчет лично. Авансовые отчеты к кассовым документам не прикладываются, а хранятся отдельно. По кассе отражается выдача денежных средств под отчет (РКО) и возврат неиспользованных подотчетных сумм (ПКО). Оформление авансового отчета и расчеты с подотчетниками мы рассмотрим в новой статье.
Еще несколько важных правил оформления кассовых документов.
В каждый момент деятельности в кассе должно быть наличных денежных средств ровно столько, сколько числилось по документам (кассовая книга) на начало дня плюс поступления по приходным кассовым документам минус расход по расходным кассовым ордерам.
Правильным будет составление приходных и расходных кассовых документов в момент совершения операций.
Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется в хронологическом порядке. Это правило соблюдается строго и может быть нарушено только в пределах одного дня.
Исправления в кассовых документах не допускаются.
Выделенные в кассовых ордерах синим цветом бухгалтерские счета ИП указывать не обязан. Более того, если ИП не ведет бухгалтерский учет по остальным участкам деятельности, то не стоит указывать счета и при оформлении кассовых документов.